Eine Frage, die sehr oft in meiner Inbox landet ist „Wo ist meine Bestätigungsmail?“. Ihr habt an einem (oder mehreren) unserer Give-Aways teilgenommen und nach dem Absenden der Teilnahme folgendes angezeigt bekommen: „Vielen Dank für deine Teilnahme! Wir haben dir eine E-Mail zur Überprüfung deiner E-Mail-Adresse geschickt. Möchtest du auch unseren Newsletter abonnieren, vergiss bitte nicht, den Link in der E-Mail zu bestätigen. Solltest du innerhalb der nächsten fünf Minuten keine Mail erhalten, prüfe deinen Spam-Ordner.“
Aber es kommt keine E-Mail an. Weder in der Inbox, noch im Spam. Und ihr fragt euch: Nehme ich nun überhaupt an der Verlosung teil? Und dann sendet ihr mir eine E-Mail mit eben dieser Frage. Nachdem sich vermutlich mehrere von euch diese Frage stellen und nur ein Teil davon mir tatsächlich eine Mail schreibt, dreht sich dieser Kolumnenbeitrag zu „Aus der Redaktion.“ um die ausführliche Beantwortung der Frage „Wo ist meine Bestätigungsmail?“.
Keine Teilnahmebestätigung!
Zuallererst: Die angekündigte E-Mail ist keine Teilnahmebestätigung für die Verlosung! Die Teilnahmebestätigung bekommt ihr sofort, nachdem ihr den „Senden“-Button angeklickt habt. Sie beginnt wie schon oben beschrieben mit den Worten „Vielen Dank für deine Teilnahme!“. Wenn ihr diese Worte lest, seid ihr auf jeden Fall bei der Verlosung mit dabei.
Die Bestätigungsmail ist keine Mail zur Bestätigung eurer Teilnahme, sondern sie ist, wie auch oben beschrieben „eine E-Mail zur Überprüfung deiner E-Mail-Adresse“. Diese E-Mail wird von unserem System gesendet, um zu überprüfen, ob die eingetragene E-Mail-Adresse auch tatsächlich existiert und E-Mails empfangen kann.
Wozu ist das notwendig?
Wozu überhaupt eine Bestätigungsmail? Ganz einfach, weil wir so E-Mail-Adressen ausfiltern, vorrangig aus zwei Gründen. Einerseits um E-Mail-Adressen auszusortieren, die Tippfehler enthalten, was sehr oft vorkommt. Deshalb gibt es seit einiger Zeit unter dem Feld zur Eingabe eurer E-Mail-Adresse den Disclaimer „WICHTIG: Bitte stelle sicher, dass du eine gültige E-Mail-Adresse angegeben hast, deren Postfach du auch regelmäßig checkst. Ungültige E-Mail-Adressen sowie E-Mail-Adressen mit einem vollen Postfach, dem keine weiteren E-Mails zugestellt werden können, werden automatisch aus der Verlosung ausgeschlossen.“
Ein Tippfehler in einer E-Mail-Adresse führt dazu, dass Post an diese Adresse nicht zugestellt werden kann. Wenn eure Adresse eva.musterfrau@gmail.com ist und ihr tippt stattdessen evs.musterfrau@gmail.com, wird unser System durch den Versand unserer Bestätigungsmail darüber informiert, dass diese E-Mail-Adresse nicht existiert und sie wird automatisch aus dem System gestrichen.
Dasselbe passiert, wenn die Inbox der betreffenden E-Mail-Adresse voll ist. In diesem Fall ist zwar die Zusendung theoretisch möglich, aber praktisch nicht – eure Inbox weigert sich, neue Post anzunehmen und informiert uns auch dementsprechend. Auch in diesem Fall wird in Folge die betreffende E-Mail-Adresse aus unserem System entfernt.
Warum wird die E-Mail gleich entfernt?
Hierfür gibt es wiederum zwei Gründe. Einerseits wollen wir sicherstellen, dass bei einem Gewinn die GewinnerInnen sicher benachrichtigt werden können. Wenn aber die E-Mail-Adresse nicht korrekt ist, gibt es dazu keine Möglichkeit. Und nein, die Variante auf unserer Website zu posten „Andrea Müller aus Berlin hat gewonnen und möge sich melden“ ist keine Alternative – ich hoffe, das ist zumindest allen FreundInnen einer effizienten Arbeitsablaufgestaltung verständlich.
Auch wenn die Inbox voll ist, kann eine Gewinnbenachrichtigung nicht zugestellt werden, und bis auf wenige Ausnahmen bleibt eine volle Inbox voll, sprich nicht erreichbar. Deshalb werden auch E-Mail-Adressen mit einer vollen Inbox dahinter gleich entfernt.
Und nun zum vielleicht noch wichtigeren Grund der Löschung dieser E-Mail-Adressen aus unserem System. Immer wenn wir versuchen, eine E-Mail an eine E-Mail-Adresse zu senden, die keine Post annimmt, egal ob sie nicht existiert oder ob die Inbox voll ist (oder aus anderen Gründen), erzeugt der Mailserver zu dem die E-Mail-Adresse gehört eine Fehlermeldung. Und – ganz simpel gesagt – wenn zu viele Fehlermeldungen durch E-Mail-Versand unsererseits ausgelöst werden kann das dazu führen, dass die betreffenden Mailserver den Empfang von E-Mails durch The bird’s new nest komplett sperren.
Das bedeutet dann keine Mails mehr von uns, weder Newsletter noch Gewinnbenachrichtigungen noch die Möglichkeit, eure Mails an uns zu beantworten. Und dieses Szenario wollen wir natürlich auf jeden Fall vermeiden.
Mailserver says No!
Nach dem ersten Grund, dass die Bestätigungsmail nicht ankommt weil die E-Mail-Adresse nicht korrekt ist oder die Inbox voll ist, kann ein weiterer Grund für das Nicht-Ankommen der Bestätigungsmail sein, dass der zugehörige Mailserver Post von The bird’s new nest abfängt und nicht zustellt. Das führt dazu, dass die Bestätigungsmail nicht bis zu euch durchdringt, weder in der Inbox noch im Spam.
Eine mögliche Lösung ist, die E-Mail-Adressen newsletter@thebirdsnewnest.com und nest@thebirdsnewnest.com im E-Mail-Programm zu der Liste der sicheren Absender hinzuzufügen. Das sollte sicherstellen, dass sowohl der The bird’s new nest Newsletter als auch die Benachrichtigung bei einem Gewinn auf jeden Fall ankommt. So sollte unsere Post an euch auch nicht im Spam landen, sondern direkt in die Inbox zugestellt werden.
Eine andere Lösung ist, nicht die Adressen eurer Arbeitgeber zu verwenden. Die Mailserver von Unternehmen sind oft viel strenger, was den Empfang von E-Mails betrifft. Solltet ihr euren Job wechseln, erreichen euch unsere E-Mails und Newsletter auch nicht mehr. Wir würden daher generell empfehlen, eure private E-Mail-Adresse anzugeben und nicht die berufliche.
Das ist noch nicht alles!
Um die Länge dieses Beitrages nicht ausufern zu lassen sei erwähnt, dass es wie so oft bei technischen Belangen zahlreiche weitere Gründe gibt, warum die Bestätigungsmail nicht ankommt und es den Rahmen sprengen würde, hier einen Versuch zu machen, alle aufzuzählen. Wichtig ist nur folgendes: Sobald bei einem unserer Give-Aways die Daten für eine Teilnahme in das Formular eingetragen und erfolgreich abgesendet worden sind, ist man auf jeden Fall bei der Verlosung mit dabei, wenn die eingegebene E-Mail-Adresse korrekt und die Inbox dieser nicht voll ist.
Auf die Teilnahme beim Gewinnspiel hat der Empfang der Bestätigungsmail keinen Einfluss, denn diese E-Mail ist nur dazu da, die E-Mail-Adresse für unser System zu bestätigen, es ist keine Teilnahmebestätigung zum Gewinnspiel selber. Diese Bestätigung wird angezeigt, gleich direkt nachdem man seine Teilnahme per Formular abgesendet hat. Nur wenn nach dem Absenden eine Fehlermeldung erscheint, hat die Teilnahme nicht funktioniert. In diesem Fall macht es Sinn, es einfach einige Zeit später nochmals zu probieren.
Eine letzte Frage noch!
Eine Frage, die ihr euch möglicherweise noch stellt: Warum fragt ihr nicht bei der Teilnahme am Give-Away gleich die Postadresse aller Personen ab und verschickt den Gewinn nach der Auslosung automatisch an die angegebene Adresse? Auch das hat – wer hätte es geahnt – zwei Gründe. Einerseits verstößt die Abfrage nach der Postadresse gegen die DSGVO. Denn wir benötigen ja nur die Adresse der GewinnerInnen um den Gewinn zuzusenden und nicht die Adressen aller anderen TeilnehmerInnen. Eine der Grundregeln der DSGVO ist, so wenig Daten wie nur unbedingt nötig abzufragen.
Der zweite Grund ist, die GewinnerInnen darauf aufmerksam zu machen, dass sie den Gewinn zugesendet bekommen werden. Es kommt schon jetzt öfters vor, dass ein Gewinn nicht zugestellt werden kann und wieder zu uns oder dem versendenden Unternehmen zurückkommt. Auch hier möchten wir im Sinne der Nachhaltigkeit und Zeitersparnis diese Fälle nicht noch weiter erhöhen.
Ich hoffe, die Frage „Wo ist meine Bestätigungsmail?“ wurde mit diesem Beitrag ausreichend beantwortet – solltet ihr noch weitere Fragen zu diesem oder anderen Themen rund um The bird’s new nest haben, schreibt einfach einen Kommentar zu diesem Beitrag!
Und wie immer natürlich viel Spaß und Erfolg bei unseren Give-Aways!